Действия работодателя при заполнении трудовой книжки

Вкратце о ситуации

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Запись в трудовую книжку вносится специально уполномоченным лицом, назначаемым приказом (распоряжением) работодателя (при его отсутствии – работодателем).

В трудовую книжку вносятся сведения:

  • о работнике,
  • о выполняемой им работе,
  • о переводе на другую постоянную работу,
  • об увольнении работника,
  • основания прекращения трудового договора,
  • сведения о награждении за успехи в работе.

В случае, если трудовой договор заключается с данным работником впервые, перейдите к шагу 1

В случае, если у работника уже есть трудовая книжка, перейдите к шагу 2

Детализированная инструкция
  • Шаг 1.

    Заведите работнику трудовую книжку

    Оформите трудовую книжку работнику, впервые поступающему на работу. Укажите на первой странице (титульном листе) трудовой книжки следующие сведения:

    • фамилия, имя и отчество полностью;
    • дата рождения записывается полностью (число, месяц, год);
    • запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном);
    • профессия и/или специальность (в соответствии с документом об образовании).

    После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

    Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

  • Шаг 2.

    Внесите запись о приеме на работу

    В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка укажите полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

    Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер вносимой записи.

    В графе 2 укажите дату приема на работу.

    В графе 3 сделайте запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием:

    • его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного),
    • наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

    В графу 4 внесите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

    Если работник награжден за успехи в работе, перейдите к шагу 3

  • Шаг 3.

    Внесите запись о награждении работника

    В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка укажите полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

    Ниже в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника).

    В графе 2 укажите дату награждения.

    В графе 3 запишите, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой.

    В графе 4 укажите наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

    В случае выявления неправильных записей в трудовой книжке, перейдите к шагу 4

    Важно!

    Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

  • Шаг 4.

    Внесите изменения в трудовую книжку

    В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

    Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи укажите последующий порядковый номер, дату внесения записи.

    В графе 3 сделайте запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

    После этого внесите правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)».

    В графе 4 повторите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо укажите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

    Если работник увольняется, перейдите к шагу 5

  • Шаг 5.

    Внесите запись об увольнении работника

    В графе 1 поставьте порядковый номер записи.

    В графе 2 укажите дату увольнения (прекращения трудового договора).

    В графе 3 сделайте запись о причине увольнения (прекращения трудового договора).

    В графе 4 укажите наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

    Важно!

    Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Дополнительная информация

Важно! С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Прикрeпленные файлы
Прикреплённые файлы, нормативные документы, образцы заявлений